Combien de temps faut-il conserver les documents d’entreprises ?

Les archives prennent beaucoup de place et leur entassement est réalisé de plusieurs manières ingénieuses ou d’autres moins efficaces. Se débarrasser de ces archives constitue un autre problème.

Que faire de ce tas de papier? Faut-il le détruire ou tout simplement le jeter?

Une dernière question vient à l’esprit : combien de temps faut-il conserver ces documents ?

A. Les documents comptables

1. Les entreprises sont tenues de conserver leurs livres pendant dix ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture. Le livre journal unique, le livre central, les trois journaux de la petite entreprise ainsi que le livre d’inventaire doivent être conservés en original ; les autres livres, journaux, grand livre, peuvent l’être en original ou en copie.
(art. 9 A.R. du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du l7 juillet 1975).

2. Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant dix ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard de tiers.
(art. 6 loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises).
 
B. Les documents TVA

1. Livres, facturiers, factures, registres.

Les livres et documents dont la tenue, la rédaction ou la délivrance sont prescrites par le Code TVA ou en exécution de celui- ci, doivent être conservés par les personnes qui les ont tenus, dressés ou reçus, pendant dix ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur clôture s’il s’agit de livres, leur date, s’il s’agit d’autres documents, ou l’année au cours de laquelle le droit à déduction a pris naissance.

La même obligation incombe aux assujettis et aux personnes morales non assujetties en ce qui concerne les factures ou documents en tenant lieu relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l’étranger, les livres et documents comptables, les contrats, les pièces relatives à la commande des prestations de services et des livraisons de biens, à l’expédition, à la remise et à la livraison de biens, les extraits de compte, les documents de paiement et les autres livres et documents relatifs à l’activité.
(art. 60 § 1 C.T.V.A.)

La documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exploitation de systèmes informatisés doit être conservée pendant dix ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la dernière année pendant laquelle le système décrit dans cette documentation a été utilisé.
(art. 60 § 2 C.T.V.A.)

2. Documents concernant les biens immeubles.

Pour les taxes qui ont grevé des biens immeubles par leur nature et les droits réels sur ces immeubles, la période de révision de la déduction de la TVA est de quinze ans.

Dès lors, il faut conserver tous les documents afférents à ces biens pendant quinze ans.
(art. 48 § 2 C.T.V.A.)

3. Bâtiments neufs.

Le propriétaire d’un bâtiment récent est tenu de conserver, pendant un délai de cinq ans à compter de la date de la signification du revenu cadastral, les factures relatives à la construction, ainsi que les plans et les cahiers des charges de l’immeuble et de les communiquer à toute réquisition des agents chargés du contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée.
(art. 48 § 2 -C.T.V.A.)

C. Les documents fiscaux (impôts directs)

1. Sauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ou sauf dérogation accordée par l’administration, les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables, doivent être conservés à la disposition de l’administration, dans le bureau, l’agence, la succursale ou tout autre local professionnel ou privé du contribuable ou ces livres et documents ont été tenus, établis ou adressés, jusqu’à l’expiration de la cinquième année ou du cinquième exercice comptable qui suit la période imposable.
(art. 315 alinéa 3 C.I.R./92)

2. Les mêmes dispositions sont applicables à la conservation des dossiers d’analyse, de programmation et d’exploitation du système informatisé utilisé, ainsi que les supports d’information et de toutes les données qu’ils contiennent.

Le délai de conservation de la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exploitation de systèmes informatisés, expire à la fin de la cinquième année ou du cinquième exercice comptable qui suit la période imposable pendant laquelle le système décrit dans cette documentation a été utilisé.
(art. 315bis, alinéa 4 C.I.R./91)

D. Les documents en matière de droit des sociétés

Les archives de la société comprenant tous les procès-verbaux, rapports divers et registres à établir ou à tenir en vertu du Code des sociétés, doivent être conservées pendant cinq ans au moins à partir de la date de publication de la clôture de la liquidation de la société.
En outre, la publication contiendra l’indication de l’endroit désigné par l’assemblée générale, ou les livres et documents sociaux seront déposés et conservés.
(art. 195 § 1 -alinéa 2-10 C. Soc.)

E. Les documents sociaux

En général les documents sociaux doivent être gardés pendant cinq ans. Le début de la période de conservation diffère selon la nature du document.
Par contre, la place de conservation est la même pour tous les documents, soit à l’adresse sous laquelle l’employeur est inscrit à l’O.N.S.S., soit au domicile de l’employeur, ou encore au siège social s’il s’agit d’une société.

Si le domicile ou le siège social est situé à l’étranger, l’adresse du secrétariat social peut être envisagée.
 
1. Le registre du personnel.

A conserver pendant cinq ans à partir de la date d’inscription de la dernière mention obligatoire à faire dans ce registre.

2. Le compte individuel.

A conserver pendant cinq ans prenant cours à partir de la date de l’expiration de la période de tenue obligatoire de ce document. (en général lors du départ du travailleur).

3. Le registre de présence dans certains secteurs d’activité.

A conserver pendant une période qui prend cours au jour de l’inscription de la dernière mention obligatoire qui y figure et qui se termine cinq ans après la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel cette inscription a été faite.

4. Contrat d’occupation d’étudiants ou de travail à domicile.

A conserver pendant une période de cinq ans prenant cours au jour qui suit celui de la fin d’exécution du contrat.
F. En résumé

Tout en rappelant qu’il convient de regarder les détails repris ci-dessus, nous pensons pouvoir résumer ce texte de la sorte :

• Les documents comptables doivent en général être conservés pendant dix ans ;
• Les documents relatifs à la TVA doivent l’être pendant 10 ans sauf en ce qui concerne les immeubles où la durée est portée à 15 ans ;
• Les documents fiscaux directs doivent être conservés pendant 5 ans ;
• Les documents relatifs au droit des sociétés doivent être conservés pendant 5 ans ;
• En général, le droit social impose un délai de conservation de 5 ans.
• Les délais prennent cours en général à compter du premier jour de la pérode suivante (année civile pour la TVA et le social ; exercice comptable pour les autres droits)

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